Pełnomocnictwo dla kierownika budowy – zakres

Budowa domu to nie tylko murowanie ścian i wylewanie betonu. To również dziesiątki spraw do załatwienia w urzędach – zawiadomienia, wnioski, odbiory dokumentów. I tu pojawia się pytanie, które słyszę regularnie: czy kierownik budowy może załatwić te sprawy za mnie? Czy mogę mu dać pełnomocnictwo i nie jeździć co chwilę do starostwa?

Odpowiedź brzmi: tak, ale nie do wszystkiego. Pełnomocnictwo dla kierownika budowy to temat, który wymaga zrozumienia pewnej istotnej różnicy – między tym, co kierownik robi z mocy prawa budowlanego, a tym, co może robić jako Wasz reprezentant w urzędzie. To dwie zupełnie różne rzeczy i warto je rozróżniać, zanim podpiszecie jakikolwiek dokument.

Kierownik budowy – funkcja, nie pracownik

Zanim przejdziemy do pełnomocnictw, muszę wyjaśnić jedną ważną rzecz. Kierownik budowy to nie jest ktoś, kogo zatrudniacie do wykonywania Waszych poleceń. To samodzielny uczestnik procesu budowlanego – tak określa go artykuł 17 Prawa budowlanego. Ma swoje obowiązki wynikające wprost z ustawy i nie możecie go z nich zwolnić ani przekazać komuś innemu. Równocześnie nie możecie mu też nakazać robienia rzeczy, które nie leżą w jego kompetencjach.

W mojej książce porównuję kierownika budowy do Gandalfa z Władcy Pierścieni. Stoi na straży projektu, pilnuje żeby wszystko szło zgodnie z planem, ale nie wyręcza Was w podejmowaniu decyzji inwestorskich. Kiedy pojawia się problem techniczny – Gandalf wie co robić. Ale kiedy trzeba zdecydować, czy wydać więcej pieniędzy na lepsze materiały – to już Wasza decyzja jako inwestorów.

To rozróżnienie jest istotne dla zrozumienia pełnomocnictwa. Kierownik budowy ma pewne obowiązki, których nikt inny za niego nie wykona – prowadzenie dziennika budowy, odbiory techniczne, potwierdzenie zgodności wykonania z projektem. Ale są też czynności typowo administracyjne, które formalnie należą do inwestora, a kierownik może je wykonywać tylko jeśli dostanie od Was wyraźne upoważnienie.

Co kierownik robi bez pełnomocnictwa

Prawo budowlane w artykule 22 wymienia katalog obowiązków kierownika budowy. To rzeczy, które robi z mocy samego prawa – nie potrzebuje do tego żadnego dodatkowego dokumentu od Was. Przejmuje protokolarnie teren budowy, prowadzi dokumentację, w tym dziennik budowy, organizuje i kieruje robotami zgodnie z projektem i pozwoleniem na budowę. Koordynuje realizację zadań zapobiegających zagrożeniom bezpieczeństwa, pilnuje przepisów BHP, wstrzymuje roboty w przypadku zagrożenia.

Do tego dochodzą odbiory techniczne poszczególnych etapów – fundamentów, stropu, konstrukcji dachu, instalacji. Kierownik sprawdza czy roboty zostały wykonane prawidłowo i dopiero wtedy można przejść do następnego etapu. Na koniec budowy przygotowuje dokumentację powykonawczą i składa oświadczenie o zgodności wykonania obiektu z projektem budowlanym oraz przepisami. To wszystko są czynności stricte techniczne i kierownicze – wynikają z funkcji, którą pełni.

Zauważcie jednak, że w tym katalogu nie ma ani słowa o składaniu wniosków w urzędzie, odbieraniu decyzji czy reprezentowaniu inwestora w postępowaniu administracyjnym. Bo to nie są obowiązki kierownika budowy – to są obowiązki inwestora. I właśnie tutaj wchodzi w grę pełnomocnictwo.

Do czego możecie upoważnić kierownika

Jako inwestorzy macie prawo ustanowić pełnomocnika do reprezentowania Was przed organami administracji. Wynika to z artykułów 32 i 33 Kodeksu postępowania administracyjnego. Pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych – a więc również Wasz kierownik budowy. I tu otwiera się całkiem spore pole możliwości.

Po pierwsze – zawiadomienie o rozpoczęciu robót budowlanych. To dokument, który składacie do nadzoru budowlanego co najmniej 7 dni przed planowanym rozpoczęciem prac. Możecie to zrobić osobiście, ale możecie też upoważnić kierownika, żeby złożył to zawiadomienie w Waszym imieniu. Ma to sens praktyczny – kierownik i tak musi być wskazany w tym zawiadomieniu, więc może przy okazji je dostarczyć.

Po drugie – i to jest prawdopodobnie najczęstszy przypadek – zawiadomienie o zakończeniu budowy. Składacie je do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego, gdy budowa jest już ukończona. To dość obszerny pakiet dokumentów: oryginał dziennika budowy, oświadczenie kierownika o zgodności wykonania z projektem, protokoły badań i sprawdzeń, dokumentacja geodezyjna. Kierownik budowy przygotowuje większość tych dokumentów, więc logiczne jest, że może też złożyć całość w urzędzie. Oczywiście – pod warunkiem, że ma od Was pełnomocnictwo.

Podobnie jest z wnioskiem o pozwolenie na użytkowanie, jeśli jest wymagane dla Waszego obiektu. Przy domach jednorodzinnych zazwyczaj wystarczy zawiadomienie o zakończeniu budowy, ale przy niektórych obiektach konieczne jest formalne pozwolenie na użytkowanie. Kierownik może złożyć taki wniosek jako Wasz pełnomocnik.

Pełnomocnictwo może też obejmować odbiór decyzji i zaświadczeń z urzędu, składanie dokumentów uzupełniających na wezwanie organu, czy reprezentowanie Was w toku postępowania przed nadzorem budowlanym. To wszystko są czynności, które formalnie należą do inwestora, ale mogą być wykonywane przez pełnomocnika.

Jak powinno wyglądać pełnomocnictwo

Pełnomocnictwo w postępowaniu administracyjnym nie wymaga formy notarialnej – chyba że przepis szczególny tego wymaga, a w przypadku spraw budowlanych takich przepisów nie ma. Wystarczy zwykła forma pisemna. Dokument powinien zawierać kilka elementów.

Na początku – dane mocodawcy, czyli Wasze jako inwestorów. Imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL lub NIP jeśli inwestorem jest przedsiębiorca. Potem dane pełnomocnika – imię i nazwisko kierownika budowy, jego adres i numer dowodu osobistego. Warto też podać jego numer uprawnień budowlanych, choć nie jest to wymagane.

Najważniejsza część to zakres upoważnienia. Możecie go sformułować szeroko lub wąsko – w zależności od tego, jak dużą swobodę chcecie dać kierownikowi. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje wszystkie czynności zwykłego zarządu, ale przy sprawach budowlanych lepiej sprawdza się pełnomocnictwo rodzajowe – do określonego rodzaju spraw. Na przykład: do reprezentowania inwestora we wszystkich sprawach związanych z budową domu jednorodzinnego przy ulicy takiej a takiej, przed Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego w danej miejscowości.

Możecie też udzielić pełnomocnictwa szczególnego – do jednej konkretnej czynności. Na przykład tylko do złożenia zawiadomienia o zakończeniu budowy. To bezpieczniejsze rozwiązanie jeśli nie jesteście pewni, jak dużą autonomię chcecie dać kierownikowi.

Na końcu dokumentu – data i Wasz własnoręczny podpis. Koniecznie podpis mocodawcy, nie pełnomocnika. Warto też wskazać adres pełnomocnika do doręczeń – bo od momentu ustanowienia pełnomocnictwa urząd może kierować korespondencję właśnie na ten adres.

Opłata skarbowa – drobnostka, ale obowiązkowa

Od pełnomocnictwa składanego w postępowaniu administracyjnym pobiera się opłatę skarbową w wysokości 17 złotych. To niewiele, ale trzeba o tym pamiętać. Opłatę uiszcza się na rachunek urzędu gminy właściwego ze względu na siedzibę organu, przed którym pełnomocnictwo będzie składane. Dowód wpłaty dołącza się do pełnomocnictwa.

Jest jedno istotne zwolnienie – jeśli pełnomocnikiem jest małżonek, wstępny (rodzic, dziadek), zstępny (dziecko, wnuk) lub rodzeństwo mocodawcy, opłaty się nie pobiera. Ale kierownik budowy raczej nie jest Waszym bratem, więc w praktyce te 17 złotych trzeba zapłacić.

Czego pełnomocnictwo nie zmienia

I tu dochodzimy do sedna sprawy. Pełnomocnictwo dla kierownika budowy to narzędzie ułatwiające Wam życie w wymiarze administracyjnym. Kierownik może za Was pojechać do urzędu, złożyć dokumenty, odebrać zaświadczenie. Ale pełnomocnictwo nie zmienia w żaden sposób podziału ról i odpowiedzialności na budowie.

Kierownik budowy nadal odpowiada za swoje obowiązki wynikające z Prawa budowlanego – i tylko za nie. Nie staje się inwestorem, nie przejmuje Waszych decyzji finansowych ani strategicznych. Jeśli podejmie za Was jakąś decyzję wykraczającą poza zakres pełnomocnictwa – działa wtedy jako falsus procurator, czyli fałszywy pełnomocnik, a czynność może być nieważna.

Z drugiej strony – pełnomocnictwo nie zwalnia kierownika z jego ustawowych obowiązków. Nie możecie mu nakazać, żeby podpisał oświadczenie o zgodności wykonania z projektem, jeśli budowa tej zgodności nie spełnia. To jest jego osobista odpowiedzialność zawodowa i żadne pełnomocnictwo jej nie przenosi.

Odpowiedzialność za decyzje inwestorskie – w tym za to, czy budować zgodnie z projektem czy wprowadzać zmiany, jak rozwiązywać problemy, jakie materiały wybierać – nadal spoczywa na Was. Kierownik doradza, rekomenduje, czasem ostrzega. Ale ostatecznie to Wy podejmujecie decyzje i ponosicie ich konsekwencje.

Kiedy warto udzielić pełnomocnictwa

Są sytuacje, gdy udzielenie pełnomocnictwa kierownikowi budowy ma głęboki sens praktyczny. Jeśli pracujecie zawodowo i nie macie możliwości brania wolnego na wizyty w urzędach – kierownik może to załatwić. Jeśli mieszkacie daleko od miejsca budowy i każdy wyjazd to strata czasu i pieniędzy – pełnomocnictwo rozwiązuje problem. Jeśli po prostu nie macie głowy do formalności i wolicie skupić się na innych aspektach budowy – to również dobry powód.

Kierownik budowy zna procedury, wie jakie dokumenty są potrzebne, potrafi odpowiedzieć na ewentualne pytania urzędnika. Dla niego wizyta w nadzorze budowlanym to rutyna, dla Was może być stresującym doświadczeniem. Delegowanie tej części obowiązków ma więc sens zarówno praktyczny, jak i psychologiczny.

Jest też aspekt czasowy. Kierownik może złożyć zawiadomienie o zakończeniu budowy dokładnie wtedy, gdy wszystkie dokumenty są gotowe – bez czekania, aż znajdziecie wolną chwilę. To przyspiesza cały proces i pozwala szybciej uzyskać możliwość użytkowania domu.

Kiedy lepiej załatwić sprawy osobiście

Nie każdą sprawę warto delegować. Jeśli w toku postępowania pojawią się komplikacje – na przykład urząd zakwestionuje jakiś element dokumentacji lub zażąda wyjaśnień – Wasza osobista obecność może być niezbędna. Kierownik może odpowiadać na pytania techniczne, ale decyzje co do dalszego postępowania powinniście podejmować sami.

Podobnie przy odbiorze końcowym, jeśli jest prowadzony w formie kontroli przez inspektora nadzoru budowlanego. Warto wtedy być na miejscu, żeby na bieżąco reagować na ewentualne uwagi i ustalać sposób ich rozwiązania. Kierownik może Was reprezentować formalnie, ale Wasza obecność daje poczucie kontroli nad sytuacją.

Osobiście polecam też przynajmniej raz odwiedzić urząd nadzoru budowlanego na początku procesu – żeby poznać urzędników, zrozumieć lokalne procedury i nawiązać bezpośredni kontakt. To ułatwia późniejszą komunikację, nawet jeśli większość spraw będzie załatwiał kierownik.

Zmiana kierownika a pełnomocnictwo

Może się zdarzyć, że w trakcie budowy zmieniacie kierownika. Przyczyny bywają różne – przeprowadzka, problemy zdrowotne, konflikt personalny, po prostu znaleźliście kogoś lepszego. W takim przypadku musicie pamiętać, że pełnomocnictwo udzielone poprzedniemu kierownikowi nie przechodzi automatycznie na nowego.

Pełnomocnictwo jest dokumentem imiennym – upoważnia konkretną osobę, nie funkcję. Jeśli chcecie, żeby nowy kierownik mógł Was reprezentować przed urzędami, musicie udzielić mu odrębnego pełnomocnictwa. Warto też formalnie odwołać pełnomocnictwo udzielone poprzednikowi i zawiadomić o tym urząd, przed którym było złożone.

Sama zmiana kierownika budowy nie wymaga zgłoszenia do nadzoru budowlanego – wystarczy wpis w dzienniku budowy i dołączenie do dokumentacji oświadczenia nowego kierownika o przejęciu obowiązków. Ale jeśli w międzyczasie toczy się jakieś postępowanie administracyjne, zmiana pełnomocnika wymaga powiadomienia organu.

Pełnomocnictwo to zaufanie

Na koniec chcę powiedzieć coś, co może wydawać się oczywiste, ale warto to podkreślić. Pełnomocnictwo to wyraz zaufania. Upoważniacie kogoś do działania w Waszym imieniu, do składania oświadczeń, które wywołują skutki prawne dla Was. To nie jest formalność, którą podpisuje się nie czytając.

Zanim udzielicie pełnomocnictwa kierownikowi budowy, upewnijcie się że to osoba, której ufacie. Że komunikacja między Wami działa dobrze. Że wiecie, co kierownik będzie robił i jakich decyzji może wymagać dana sprawa. Dobry kierownik sam Wam powie, kiedy potrzebuje pełnomocnictwa i do jakich konkretnie czynności.

Pamiętajcie też, że pełnomocnictwo można w każdej chwili odwołać. Jeśli z jakiegoś powodu stracicie zaufanie do kierownika lub sytuacja się zmieni – wystarczy złożyć pisemne odwołanie pełnomocnictwa i dostarczyć je do urzędu. Od tego momentu kierownik nie może już działać w Waszym imieniu.

Podsumowanie

Pełnomocnictwo dla kierownika budowy to praktyczne narzędzie, które może ułatwić Wam życie w trakcie budowy. Pozwala delegować czynności administracyjne – składanie zawiadomień, wniosków, odbiór dokumentów – osobie, która i tak jest obecna na budowie i zna procedury. Nie wymaga formy notarialnej, kosztuje 17 złotych opłaty skarbowej i można je w każdej chwili odwołać.

Ale pełnomocnictwo nie zmienia podstawowego podziału ról. Kierownik budowy nadal odpowiada za swoje ustawowe obowiązki, a Wy nadal pozostajecie inwestorami ze wszystkimi tego konsekwencjami. Pełnomocnictwo to narzędzie reprezentacji, nie transferu odpowiedzialności. Używajcie go mądrze, z pełną świadomością co delegujecie i komu.