Dziennik budowy – jak prowadzić poprawnie

Dziennik budowy to jeden z tych dokumentów, które większość inwestorów traktuje jak zło konieczne. Kolejna papierologia, kolejny wymóg urzędniczy, kolejna rzecz do odhaczenia. A potem, gdy przychodzi moment zakończenia budowy i składania zawiadomienia do nadzoru budowlanego, okazuje się, że w dzienniku brakuje połowy wpisów, daty się nie zgadzają, a kierownik budowy „jakoś zapomniał" udokumentować odbiór zbrojenia fundamentów. I zaczyna się problem.

Dziennik budowy to oficjalna biografia Waszego domu. Dokument, który opowiada całą historię powstania budynku – od pierwszego wbicia łopaty po ostatnią wkręconą śrubę. Każdy wpis to rozdział tej historii. Każdy podpis to potwierdzenie, że dany etap został wykonany zgodnie ze sztuką budowlaną. Gdy po latach będziecie sprzedawać dom, kupujący poprosi o dziennik budowy. Gdy będziecie chcieli rozbudować budynek, architekt zajrzy do dziennika. Gdy – odpukać – pojawi się jakaś usterka konstrukcyjna, rzeczoznawca w pierwszej kolejności sięgnie właśnie po ten dokument.

Czym właściwie jest dziennik budowy i dlaczego nie można go zlekceważyć

Dziennik budowy to urzędowy dokument przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania tych robót. Tak brzmi oficjalna definicja z Prawa budowlanego. W praktyce oznacza to, że dziennik jest jedynym wiarygodnym dowodem na to, co działo się na Waszej budowie. Nie zdjęcia z telefonu, nie faktury od wykonawców, nie Wasza pamięć – tylko dziennik budowy z ponumerowanymi stronami, pieczęciami urzędu i podpisami osób uprawnionych.

Przepisy regulujące prowadzenie dziennika znajdziecie w rozdziale 5a Prawa budowlanego, a szczegóły techniczne w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Technologii z 22 grudnia 2022 roku. Od stycznia 2023 roku funkcjonuje również elektroniczny system dziennika budowy – EDB – prowadzony przez Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego. Do końca 2029 roku możecie wybierać między wersją papierową a elektroniczną. Po tej dacie papierowe dzienniki nie będą już wydawane, choć te już zarejestrowane będą mogły być kontynuowane.

Prowadzenie dziennika budowy jest obowiązkowe wszędzie tam, gdzie wymagany jest kierownik budowy. Dla domu jednorodzinnego – a więc dla zdecydowanej większości z Was – oznacza to, że dziennik jest absolutnie niezbędny. Nie ma znaczenia, czy budujecie na podstawie pozwolenia na budowę, czy zgłoszenia z projektem. Budowa domu bez dziennika to budowa, która formalnie nie istnieje.

Papier czy system elektroniczny – co wybrać w 2025 roku

Mamy teraz okres przejściowy i możliwość wyboru. Papierowy dziennik budowy to klasyka – zeszyt formatu A4 z ponumerowanymi stronami, gdzie każda karta ma oryginał i kopię do wyrwania. Kupujecie go w starostwie, w księgarni lub sklepie budowlanym – ceny zależą od miejsca zakupu i liczby stron. Następnie rejestrujecie w urzędzie, który wydał pozwolenie na budowę – urzędnik ostempluje każdą stronę pieczęcią, co zabezpiecza przed ewentualnym fałszowaniem dokumentu. Sama rejestracja jest bezpłatna, chyba że korzystacie z pełnomocnika – wtedy dochodzi opłata skarbowa.

Elektroniczny dziennik budowy – system EDB dostępny pod adresem e-dziennikbudowy.gunb.gov.pl – to rozwiązanie nowocześniejsze i, szczerze mówiąc, wygodniejsze. Logujecie się przez Profil Zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczną. Rejestracja dziennika jest całkowicie bezpłatna i natychmiastowa po zatwierdzeniu przez organ. Macie dostęp do dziennika z telefonu przez aplikację mobilną (Android i iOS), która działa nawet offline i synchronizuje dane, gdy pojawi się zasięg. Wszystkie wpisy są automatycznie archiwizowane na serwerach rządowych przez 25 lat od zakończenia budowy. Żaden papierowy zeszyt się nie zgubi, nie zamoczy, nie spłonie.

Jest jeden haczyk – nie można wrócić z systemu elektronicznego do papierowego. Jeśli zaczniecie w EDB, musicie w nim skończyć. W drugą stronę to możliwe – papierowy dziennik można zamknąć i kontynuować elektronicznie. Moja rekomendacja? Jeśli czujecie się swobodnie z technologią i Wasz kierownik budowy nie ma z nią problemu, wybierzcie EDB. To przyszłość i za kilka lat i tak wszyscy będą musieli z niego korzystać.

Kto może robić wpisy i kto za to odpowiada

To podstawowa kwestia, która często jest źle rozumiana. Wpisy w dzienniku budowy mogą robić wyłącznie osoby uprawnione, wymienione w art. 47e Prawa budowlanego. Są to uczestnicy procesu budowlanego – inwestor (czyli Wy), kierownik budowy, kierownik robót (jeśli jest wyodrębniony), inspektor nadzoru inwestorskiego (jeśli go zatrudniliście) oraz projektant sprawujący nadzór autorski. Wpisy mogą robić również geodeta uprawniony wykonujący prace na budowie oraz pracownicy organów nadzoru budowlanego podczas kontroli.

Zasadnicza odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie dziennika spoczywa na kierowniku budowy. To on jest strażnikiem tego dokumentu. To on powinien pilnować, żeby wszystkie istotne zdarzenia były dokumentowane na bieżąco, żeby wpisy były kompletne i czytelne, żeby nie było luk czasowych. Gdy coś pójdzie nie tak – brakujące wpisy, nieudokumentowane odbiory, wpisy wsteczne – to kierownik budowy ponosi konsekwencje zawodowe, włącznie z możliwością czasowego zawieszenia lub nawet utraty uprawnień budowlanych.

Wy jako inwestorzy również macie prawo i czasem obowiązek robienia wpisów. Możecie dokumentować przekazanie placu budowy, zgłaszać uwagi do jakości robót, odnotowywać przerwy w pracach. Ale przede wszystkim – macie prawo kontrolować, czy dziennik jest prowadzony prawidłowo. Nie bójcie się zaglądać do niego regularnie i pytać kierownika, dlaczego jakiś etap nie został odnotowany.

Pierwszy wpis i rozpoczęcie budowy

Zanim wbijecie pierwszą łopatę, dziennik musi zawierać kilka ważnych wpisów. Pierwszy to oświadczenie kierownika budowy o przyjęciu obowiązków – podpisuje się pod tym, że bierze odpowiedzialność za prowadzenie budowy zgodnie z projektem, przepisami i zasadami bezpieczeństwa. To moment, w którym kierownik staje się oficjalnie Gandalfem Waszej budowy, jak nazywam tę funkcję w swojej książce.

Następnie pojawia się wpis o przekazaniu placu budowy. Inwestor (Wy) przekazujecie teren kierownikowi budowy, który potwierdza jego przyjęcie. Od tego momentu to on odpowiada za to, co dzieje się na działce.

Ale najważniejszy pierwszy wpis techniczny to wpis geodety o wytyczeniu fundamentów. Geodeta przyjeżdża na działkę, wyznacza osie budynku zgodnie z projektem zagospodarowania terenu, stabilizuje punkty i wpisuje to do dziennika. Ten wpis jest niezbędny – bez niego nie macie dowodu, że budynek stoi we właściwym miejscu. A przesunięcie domu o metr względem projektu to błąd, który może kosztować Was odmowę odbioru.

Co dokumentować na poszczególnych etapach

Budowa domu to sekwencja etapów, z których każdy wymaga odpowiedniej dokumentacji. Szczególnie istotne są tak zwane roboty zanikające – czyli te, które po zakończeniu są zakrywane i nie można ich już zobaczyć ani sprawdzić. Zbrojenie fundamentów zalane betonem, instalacje schowane pod tynkiem, izolacje przykryte kolejnymi warstwami – wszystko to musi być odebrane i wpisane do dziennika ZANIM zostanie zakryte.

Przy pracach ziemnych dokumentujecie rodzaj wykopów, ich głębokość i szerokość, rodzaj napotkanego gruntu. Jeśli warunki geologiczne odbiegają od założeń projektu – na przykład natraficie na wysoki poziom wód gruntowych lub grunty nienośne – to absolutnie musi znaleźć się w dzienniku wraz z opisem podjętych działań.

Fundamenty to etap wymagający szczególnej staranności dokumentacyjnej. Kierownik budowy powinien wpisać odbiór deskowania, odbiór zbrojenia (przed zalaniem betonu!), datę betonowania wraz z klasą użytego betonu, a po trzech tygodniach – odbiór gotowych fundamentów. Identyczna procedura dotyczy stropów – najpierw odbiór deskowania i zbrojenia, potem betonowanie, potem odbiór po stwardnieniu.

Przy ścianach nośnych dokumentujecie materiał (pustaki ceramiczne, silikaty, beton komórkowy) i postęp prac. Przy więźbie dachowej – montaż konstrukcji i jej odbiór. Przy kryciu dachu – zastosowany materiał i sposób wykonania. Przy stolarce okiennej i drzwiowej – montaż i ewentualne uwagi dotyczące szczelności czy geometrii.

Instalacje to osobny, bardzo ważny rozdział. Każda instalacja – elektryczna, wodno-kanalizacyjna, gazowa, grzewcza – wymaga nie tylko wpisu o wykonaniu, ale również protokołów badań i sprawdzeń. Protokół pomiaru instalacji elektrycznej, protokół szczelności instalacji gazowej, protokół szczelności instalacji wodnej – te dokumenty muszą być załączone do dziennika lub wymienione w odpowiednich wpisach. Do tego dochodzi protokół kominiarski potwierdzający prawidłowość wykonania przewodów kominowych – dymowych, spalinowych i wentylacyjnych.

Zmiany, przerwy i sytuacje szczególne

Budowa rzadko przebiega idealnie według planu. Zdarzają się przerwy w robotach – z powodu pogody, problemów z dostawami materiałów, kłopotów finansowych czy po prostu urlopów ekipy. Każda dłuższa przerwa powinna być odnotowana w dzienniku wraz z przyczyną i czasem trwania.

Jeśli w trakcie budowy zmienia się kierownik budowy, procedura jest ściśle określona. Dotychczasowy kierownik wpisuje stan zaawansowania robót i sposób zabezpieczenia budowy, a nowy kierownik wpisuje oświadczenie o przyjęciu obowiązków. Obaj podpisują się pod tymi wpisami. To zabezpiecza obie strony – stary kierownik nie odpowiada za to, co wydarzy się po jego odejściu, a nowy wie, co zastał.

Odstępstwa od projektu to temat, który wymaga szczególnej uwagi. Prawo budowlane rozróżnia odstępstwa istotne i nieistotne. Nieistotne – drobne zmiany, które nie wpływają na konstrukcję, funkcję ani wygląd zewnętrzny budynku – wystarczy odnotować w dzienniku i nanieść na projekt powykonawczy. Istotne – zmiany parametrów budynku, funkcji, wpływające na bezpieczeństwo – wymagają uzyskania zamiennego pozwolenia na budowę. Jeśli nie macie pewności, do której kategorii należy planowana zmiana, koniecznie skonsultujcie to z projektantem.

Kontrole nadzoru budowlanego również muszą być udokumentowane. Inspektor wpisuje datę kontroli, jej zakres i wnioski. Jeśli stwierdzi nieprawidłowości – zostaną one wpisane do dziennika wraz z terminem ich usunięcia.

Najczęstsze błędy, których musicie unikać

Po latach pracy w branży widziałem dziesiątki źle prowadzonych dzienników budowy. Błędy powtarzają się z budowy na budowę, a ich konsekwencje bywają poważne.

Pierwszy i najczęstszy błąd to lakoniczne wpisy. „Kontynuacja robót zgodnie z harmonogramem" – taki wpis nie mówi absolutnie nic. Co konkretnie było robione? Jaki etap? Jakie materiały? Brak szczegółów to brak dokumentacji.

Drugi błąd to wpisy wsteczne. Ktoś zapomniał wpisać odbiór zbrojenia, więc tydzień później dopisuje z datą sprzed tygodnia. To fałszowanie dokumentu. W przypadku papierowego dziennika jest to często widoczne (inny kolor długopisu, inny charakter pisma), w systemie EDB – niemożliwe, bo system zapisuje faktyczną datę wpisu.

Trzeci błąd to brak wpisów o odbiorach robót zanikających. Fundamenty zalane, a w dzienniku nie ma śladu o odbiorze zbrojenia. Przy zawiadomieniu o zakończeniu budowy nadzór budowlany może zakwestionować, czy zbrojenie w ogóle zostało wykonane zgodnie z projektem. Udowodnienie tego post factum jest bardzo trudne i kosztowne – wymaga ekspertyz, odkrywek, badań.

Czwarty błąd to nieczytelne wpisy. Dziennik budowy to dokument urzędowy, który musi być czytelny dla każdego. Jeśli pismo kierownika budowy przypomina kardiogram, poproście o wpisy drukowanymi literami lub przejście na system elektroniczny.

Poprawki w dzienniku są dopuszczalne, ale muszą być wykonane prawidłowo – przekreślenie błędnego tekstu pojedynczą linią (tak żeby był nadal czytelny), dopisanie poprawki i parafka osoby wprowadzającej zmianę. Nigdy nie zamazujcie, nie zaklejajcie, nie wymazujcie korektorem.

Zakończenie budowy i co dalej z dziennikiem

Gdy budowa dobiega końca, kierownik budowy robi ostatni wpis potwierdzający zakończenie robót budowlanych. To sygnał, że można przystąpić do formalnego zamknięcia procesu budowlanego.

Dla domu jednorodzinnego standardową procedurą jest zawiadomienie o zakończeniu budowy składane do Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego. Macie na to 14 dni od zakończenia robót. Do zawiadomienia dołączacie między innymi oryginał dziennika budowy (w przypadku wersji papierowej) lub podajecie numer dziennika elektronicznego, oświadczenie kierownika budowy o zgodności wykonania z projektem i przepisami, dokumentację geodezyjną powykonawczą, protokoły badań instalacji oraz świadectwo charakterystyki energetycznej.

Organ ma 14 dni na zgłoszenie sprzeciwu. Jeśli tego nie zrobi – milcząca zgoda – możecie wprowadzać się do domu. Jeśli zechcecie, możecie poprosić o wydanie zaświadczenia o braku podstaw do sprzeciwu jeszcze przed upływem tego terminu.

Po zakończeniu procedury dziennik budowy wraca do Was. Zachowajcie go na zawsze. To dokument, który może być potrzebny przy sprzedaży domu, przy ubieganiu się o kredyt hipoteczny przez kupującego, przy planowaniu rozbudowy czy nadbudowy, przy dochodzeniu roszczeń z tytułu wad budowlanych. W przypadku systemu EDB dane są archiwizowane przez 25 lat na serwerach rządowych, ale i tak warto zachować dostęp do konta.

Konsekwencje braku lub wadliwego dziennika

Co się stanie, jeśli zignorujesz obowiązek prowadzenia dziennika budowy? Konsekwencje są poważniejsze, niż mogłoby się wydawać.

Po pierwsze, nie zakończycie formalnie budowy. Bez dziennika nie złożycie skutecznego zawiadomienia o zakończeniu budowy ani wniosku o pozwolenie na użytkowanie. Dom formalnie pozostanie w budowie – nie możecie się do niego wprowadzić, nie możecie go sprzedać, nie dostaniecie numeru porządkowego.

Po drugie, grożą Wam kary finansowe. Art. 93 pkt 4 Prawa budowlanego przewiduje karę grzywny za prowadzenie robót budowlanych bez dziennika budowy. Mandaty mogą być dotkliwe, a w szczególnych przypadkach kary sięgają kilku tysięcy złotych.

Po trzecie, w skrajnych przypadkach – gdy dziennik został zniszczony lub sfałszowany – wchodzą przepisy Kodeksu karnego o niszczeniu dokumentów. Mowa o grzywnie, karze ograniczenia wolności, a nawet pozbawieniu wolności do 2 lat.

Dla kierownika budowy konsekwencje są jeszcze poważniejsze. Może otrzymać upomnienie lub naganę, czasowy zakaz wykonywania samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie (od roku do 5 lat), a w przypadku rażących naruszeń – całkowitą utratę uprawnień budowlanych.

Dziennik budowy to Wasz sojusznik

Dziennik budowy to nie biurokracja dla samej biurokracji. To Wasz sojusznik – dokument, który chroni Wasze interesy, dokumentuje jakość wykonanych prac i stanowi niepodważalny dowód w przypadku jakichkolwiek sporów czy wątpliwości. Prowadzony rzetelnie i na bieżąco, jest gwarancją spokojnego zakończenia budowy i bezproblemowego odbioru domu.

Wybierzcie formę, która Wam odpowiada – papierową lub elektroniczną. Pilnujcie, żeby kierownik budowy robił wpisy regularnie i szczegółowo. Sami zaglądajcie do dziennika co kilka tygodni, żeby mieć pewność, że wszystko jest dokumentowane. Szczególną uwagę zwracajcie na odbiory robót zanikających – fundamentów, stropów, instalacji przed zakryciem. To momenty, w których brak wpisu może Was drogo kosztować.

Dziennik budowy to biografia Waszego domu. Zadbajcie, żeby była kompletna i rzetelna. Każda strona tej biografii to kawałek historii, który zostanie z Wami na dziesięciolecia.