Dokumentacja powykonawcza – co zawiera i po co

Budowa dobiegła końca, dom stoi, wykończenie gotowe, meble czekają na transport. Zostało tylko jedno – formalnie zakończyć budowę i wprowadzić się. I właśnie wtedy okazuje się, że brakuje jednego dokumentu. Albo dwóch. Albo że świadectwo energetyczne trzeba było zamówić tydzień wcześniej, bo audytor ma kolejkę. Wprowadzenie opóźnia się o miesiąc, a Wy płacicie jeszcze jeden czynsz za wynajem. Dokumentacja powykonawcza to ostatni etap formalny Waszej budowy – i jednocześnie etap, który wielu inwestorów traktuje po macoszemu.

Czym właściwie jest dokumentacja powykonawcza

Dokumentacja powykonawcza to zestaw dokumentów potwierdzających, że budowa została wykonana zgodnie z projektem, pozwoleniem na budowę i obowiązującymi przepisami. Bez niej nie możecie legalnie użytkować domu. To nie jest formalność dla samej formalności – to dowód, że Wasz dom jest bezpieczny i spełnia wszystkie normy.

W praktyce składacie te dokumenty do Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w ramach zgłoszenia zakończenia budowy. Inspektorat ma 14 dni na przeprowadzenie ewentualnej kontroli. Jeśli nie zgłosi sprzeciwu – możecie się wprowadzać. Brzmi prosto, ale diabeł tkwi w szczegółach, a dokładniej – w siedmiu konkretnych dokumentach, które musicie zgromadzić.

Siedem dokumentów, które musicie mieć

Zacznijmy od najważniejszego – oświadczenia kierownika budowy. To dokument, w którym kierownik potwierdza, że roboty budowlane zostały wykonane zgodnie z projektem i przepisami techniczno-budowlanymi. Do oświadczenia dołączony musi być kompletny dziennik budowy z wpisami dokumentującymi przebieg prac. Jeśli Wasz kierownik prowadził dziennik rzetelnie przez całą budowę, to teraz wystarczy go domknąć odpowiednim wpisem końcowym. Jeśli dziennik ma luki – cóż, będziecie mieli problem.

Drugi dokument to inwentaryzacja geodezyjna powykonawcza, potocznie nazywana mapą powykonawczą. Wykonuje ją uprawniony geodeta, który przyjeżdża na działkę po zakończeniu wszystkich prac i sporządza dokumentację pokazującą dokładne położenie budynku oraz wszystkich przyłączy względem granic działki. Ta mapa musi mieć klauzulę urzędową – pieczęć organu Służby Geodezyjnej i Kartograficznej potwierdzającą przyjęcie do państwowego zasobu. Bez tej pieczęci mapa jest bezwartościowa. Czas oczekiwania na opracowanie i przyjęcie do zasobu to od kilku dni do kilku tygodni, zależnie od urzędu i sezonu. To zazwyczaj jeden z większych wydatków w całej dokumentacji powykonawczej.

Trzeci element to protokoły odbiorów przyłączy mediów – energetycznego, wodociągowego, kanalizacyjnego, a jeśli macie gaz, to również gazowego. Każde przyłącze wymaga osobnego protokołu potwierdzającego prawidłowe wykonanie i odbiór przez gestora sieci. Te dokumenty powinniście zbierać sukcesywnie w trakcie budowy, w miarę jak poszczególne przyłącza są realizowane.

Czwarty dokument to protokół z pomiarów instalacji elektrycznej. Musi go wykonać elektryk z uprawnieniami budowlanymi – nie każdy elektryk je ma, więc warto to sprawdzić zawczasu. Protokół potwierdza, że instalacja jest bezpieczna i zgodna z normami. Zawiera wyniki pomiarów rezystancji izolacji, impedancji pętli zwarcia i skuteczności ochrony przeciwporażeniowej. Dla Was to zestaw liczb i skrótów, dla inspektora – dowód, że instalacja nie stanowi zagrożenia.

Piąty i obecnie jeden z najważniejszych dokumentów to świadectwo charakterystyki energetycznej. Od kwietnia 2023 roku jest obowiązkowe przy oddawaniu nowego budynku do użytkowania. Świadectwo określa zapotrzebowanie budynku na energię pierwotną i przypisuje mu klasę energetyczną od A+ do G. Wystawia je osoba wpisana do Centralnego Rejestru Charakterystyki Energetycznej Budynków. Koszt dla domu jednorodzinnego to zazwyczaj kilkaset złotych, a samo świadectwo jest ważne przez 10 lat. Bez niego nie złożycie skutecznie zawiadomienia o zakończeniu budowy. Brak świadectwa przy sprzedaży lub wynajmie grozi grzywną.

Szósty element to projekt techniczny wraz ze wszystkimi zmianami wprowadzonymi w trakcie budowy. Jeśli w trakcie realizacji odstąpiliście od projektu – nawet w drobnych kwestiach – te zmiany muszą być naniesione na rysunki techniczne. Zmiany istotne wymagają wcześniejszego zatwierdzenia przez projektanta i zgłoszenia do nadzoru, ale nawet zmiany nieistotne powinny być udokumentowane.

Siódmy dokument to opinia kominiarska dotycząca przewodów wentylacyjnych, spalinowych i dymowych. Jeśli macie w domu kominek, piec na paliwo stałe lub kocioł gazowy z otwartą komorą spalania – kominiarz musi sprawdzić i zaopiniować drożność oraz prawidłowość wykonania przewodów. Jeśli macie wyłącznie rekuperację, zamiast opinii kominiarskiej potrzebujecie protokołu z pomiarów wydajności wentylacji mechanicznej. Ten protokół wystawia kierownik budowy z uprawnieniami instalacyjnymi – i tu ważna uwaga: często jest to inna osoba niż Wasz główny kierownik budowy, który ma uprawnienia konstrukcyjno-budowlane.

Kto za co odpowiada

Teoretycznie za skompletowanie dokumentacji odpowiada inwestor, czyli Wy. Praktycznie jednak większość pracy spoczywa na kierowniku budowy. To on prowadzi dziennik budowy, odbiera prace zanikające, pilnuje zgodności wykonania z projektem i przygotowuje oświadczenie końcowe. Dobry kierownik na kilka tygodni przed planowanym zakończeniem budowy sam Wam przypomni, co jeszcze trzeba załatwić.

Geodeta pojawia się na budowie dwukrotnie – na początku, żeby wytyczyć budynek, i na końcu, żeby sporządzić mapę powykonawczą. Warto umówić go z wyprzedzeniem, bo w sezonie budowlanym może mieć zajęty kalendarz na kilka tygodni do przodu.

Audytora energetycznego do wystawienia świadectwa charakterystyki energetycznej musicie znaleźć sami. Najlepiej zrobić to co najmniej dwa tygodnie przed planowanym złożeniem dokumentów, bo audytor potrzebuje czasu na wizytę i opracowanie świadectwa. Upewnijcie się, że wybrana osoba jest wpisana do rejestru CRChEB – możecie to sprawdzić na stronie rejestrcheb.mrit.gov.pl.

Ile to wszystko kosztuje

Skompletowanie dokumentacji powykonawczej to wydatek rzędu kilku tysięcy złotych, zależnie od lokalizacji i zakresu prac. Największe pozycje to honorarium kierownika budowy za przygotowanie oświadczenia i domknięcie dziennika oraz inwentaryzacja geodezyjna. Świadectwo charakterystyki energetycznej to wydatek rzędu kilkuset złotych. Opinia kominiarska zazwyczaj wchodzi w zakres usług kominiarskich wykonywanych w trakcie budowy. Protokoły odbiorów przyłączy i pomiarów elektrycznych są częścią rozliczeń z wykonawcami poszczególnych instalacji.

Jeśli składacie dokumenty przez pełnomocnika, doliczycie jeszcze drobną opłatę skarbową, chyba że pełnomocnikiem jest członek rodziny – wtedy opłata nie obowiązuje.

Procedura krok po kroku

Kiedy macie wszystkie dokumenty, składacie zawiadomienie o zakończeniu budowy do Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego właściwego dla lokalizacji budowy. Możecie to zrobić na trzy sposoby: osobiście w urzędzie, korespondencyjnie listownie lub elektronicznie przez platformę e-Budownictwo. Ta ostatnia opcja jest najwygodniejsza, jeśli macie profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Po złożeniu zawiadomienia inspektorat ma 14 dni na przeprowadzenie kontroli. W praktyce przy domach jednorodzinnych kontrole są rzadkie – przeprowadza się je głównie wtedy, gdy dokumentacja budzi wątpliwości lub były wcześniejsze skargi. Jeśli w ciągu 14 dni nie otrzymacie pisemnego sprzeciwu, możecie legalnie użytkować budynek. Po kilku tygodniach przyjdzie też oficjalne pismo potwierdzające przyjęcie zgłoszenia bez zastrzeżeń.

Jest jeden praktyczny trik, który może Wam ułatwić życie: numer budynku możecie nadać jeszcze przed odbiorem. To ułatwia wiele spraw – możecie wcześniej zamówić skrzynkę na listy z numerem, zmienić adres korespondencyjny w banku i u dostawców mediów, a nawet zacząć przekierowywać pocztę. Numer nadaje urząd gminy na Wasz wniosek.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Pierwszy i najczęstszy błąd to odkładanie spraw formalnych na ostatnią chwilę. Świadectwo energetyczne trzeba zamówić z wyprzedzeniem. Geodeta potrzebuje czasu na pomiary i opracowanie mapy. Kierownik musi mieć czas na przygotowanie dokumentacji. Jeśli zaczniecie się tym zajmować tydzień przed planowaną przeprowadzką, prawie na pewno coś pójdzie nie tak.

Drugi błąd to niekompletny dziennik budowy. Jeśli przez całą budowę kierownik robił wpisy raz na kwartał, a nie przy każdej istotnej czynności, teraz będziecie mieli problem z udokumentowaniem przebiegu prac. Dziennik powinien być prowadzony na bieżąco – to nie jest formalność, tylko realny dokument potwierdzający, co i kiedy było wykonywane.

Trzeci błąd to brak protokołów od wykonawców instalacji. Elektryk zrobił instalację, wziął pieniądze i wyjechał – a Wy zostaliście bez protokołu pomiarowego. Hydraulik wykonał próbę szczelności, ale nie dał Wam papierowej kopii. Te dokumenty trzeba egzekwować na bieżąco, w ramach rozliczenia z wykonawcą. Po fakcie może być trudno je uzyskać.

Czwarty błąd to nieudokumentowane zmiany w projekcie. Przesunęliście ściankę działową o 30 centymetrów, zamieniliście okno na drzwi balkonowe, zmieniliście lokalizację gniazdek – te wszystkie zmiany muszą być naniesione na dokumentację projektową. Nawet jeśli są nieistotne w rozumieniu prawa budowlanego, powinny być zaznaczone na rysunkach.

Podsumowanie

Dokumentacja powykonawcza to siedem konkretnych dokumentów: oświadczenie kierownika z dziennikiem budowy, mapa powykonawcza od geodety, protokoły odbiorów przyłączy, protokół pomiarów elektrycznych, świadectwo charakterystyki energetycznej, projekt techniczny ze zmianami i opinia kominiarska lub protokół rekuperacji. Bez nich nie zakończycie legalnie budowy.

Zacznijcie kompletować dokumenty co najmniej miesiąc przed planowanym złożeniem zawiadomienia. Geodetę i audytora energetycznego zamówcie z wyprzedzeniem. Protokoły od wykonawców zbierajcie na bieżąco przez całą budowę. Cały koszt dokumentacji to kilka tysięcy złotych – uwzględnijcie tę kwotę w budżecie końcowej fazy budowy.

Budowa domu to maraton, nie sprint. Dokumentacja powykonawcza to ostatnie metry przed linią mety. Nie potknijcie się na nich.